Sebagaimana diketahui, Tahun Anggaran yang diterapkan di Universitas Muhammadiyah Surakarta berlaku mulai bulan Juli sampai dengan Juni tahun berikutnya. Pada bulan Juni akhir Tahun Anggaran, dilakukan tutup buku yang mana semua kegiatan yang sudah didanai harus selesai dilaporkan. Untuk Tahun Anggaran 2019/2020, tutup buku atau batas waktu penyelesaian laporan pertanggungjawaban (LPJ) keuangan kegiatan-kegiatan Tahun Anggaran 2019/2020 ditetapkan tanggal 30 Juni 2020, pukul 14.00 WIB.
Agar aktivitas operasional fakultas/prodi/unit tetap berjalan pada saat tutup buku anggaran, mekanisme pencairan anggaran dan LPJ keuangan menjelang tutup buku diatur sebagai berikut:
- Pencairan anggaran pada bulan Juni 2020 hanya dilakukan 2 kali, yaitu tanggal 7 dan 17 Juni 2020. Dimohon waktu pengajuan anggaran non RPUPPS/RPU bulan Juni 2020 menyesuaikan, paling lambat tanggal 16 Juni 2020,
- Pengajuan anggaran operasional fakultas/prodi/unit untuk bulan Juli 2020 diajukan pada bulan Juni 2020, dan akan dicairkan langsung pada tanggal 1 Juli 2020. Khusus bulan Juli pencairan anggaran dilakukan 4 kali, yaitu tanggal 1, 7, 17, dan 27 Juli 2020,
- Pencairan anggaran RPUPPS/RPU pada bulan Juni 2020 hanya bersifat reimbursement kegiatan yang sudah dilaksanakan dan hanya berlaku untuk kegiatan berikut: (i) rapat rutin, (ii) rapat kerja, (iii) kegiatan akreditasi, dan (iv) program peningkatan kualitas pembelajaran; Surat ajuan reimbursement ditujukan kepada Wakil Rektor I disertai justifikasi yang kuat (bukti fisik utama kegiatan),
- Untuk kegiatan RPUPPS/RPU 2019/2020 yang tidak terlaksana, jika anggaran kegiatan bersangkutan sudah cair, anggaran tersebut harus dikembalikan saat LPJ tutup buku,
- Untuk kegiatan RPUPPS/RPU (i-iv poin c) yang belum terlaksana dan anggaran belum cair, kegiatan bisa dilaksanakan paling lambat akhir bulan Juli 2020; Dalam hal ini, prodi harus mengajukan surat permohonan kepada Wakil Rektor I tentang kegiatan (i-iv poin c) yang akan dilaksanakan sampai dengan akhir bulan Juli 2020 paling lambat tanggal 6 Juli 2020,
- Penyelesaian LPJ keuangan Tahun Anggaran 2019/2020 dan sebelumnya (jika ada) menjadi syarat pencairan anggaran RPUPPS/RPU 2020/2021.
Untuk mengantisipasi beban pelaporan LPJ keuangan masing-masing fakultas/prodi/unit saat tutup buku, Pimpinan Unit dapat mengakses detail progress LPJ keuangan di https://simkeu-unit.ums.ac.id/ dengan login menggunakan CAS.