Dalam sebuah organisasi modern, aktivitas-aktivitas yang menjadi core business organisasi dijalankan mengikuti mekanisme atau prosedur tertentu. Dengan kata lain, jalannya organisasi tidak bergantung pada personal, melainkan sudah terpola by system. Saat ini Biro Keuangan Universitas Muhammadiyah Surakarta (UMS) dalam menjalankan core business-nya telah menggunakan mekanisme atau prosedur baku. Akan tetapi, beberapa prosedur mungkin belum menggambarkan mekanisme yang optimal (efektif dan efisien), serta prosedur yang ada belum dirumuskan mengikuti format resmi yang ditetapkan Lembaga Penjaminan Mutu (LJM) UMS. Untuk itu, pada tanggal 23 November 2017 Biro Keuangan UMS mengadakan workshop penyusunan Prosedur Kerja (SOP) layanan administrasi keuangan. Workshop bertempat di Ruang Sidang Biro Keuangan UMS dengan narasumber Ibu Nur Hidayati, Ph.D., Kepala Bagian Pengendalian Sistem LJM-UMS.

 

Workshop penyusunan Prosedur Kerja (SOP) administrasi keuangan

Di awal paparannya, narasumber menjelaskan pentingnya penjaminan mutu internal maupun eksternal pada penyelenggaran pendidikan tinggi, agar mendapatkan kepercayaan dari para stakeholders. Untuk mewujudkan perbaikan kualitas secara berkesinambungan (continuous quality improvement), proses penjaminan mutu dijalankan mengikuti siklus PPEPP, yaitu: Penetapan standar (kualitas), Pelaksanaan standar, Evaluasi (pelaksanaan) standar, Pengendalian (pelaksanaan) standar, dan Peningkatan standar. Sebagai bagian dari tahapan Penetapan standar, ketersediaan dokumen mutu (Manual Mutu, Standar Mutu, Prosedur Mutu, Prosedur Kerja, dll.) menjadi keharusan. Dalam kaitannya dengan penyusunan prosedur kerja, narasumber menjelaskan bagaimana cara menyusun Prosedur Kerja dengan format sebagaimana yang ditetapkan LJM.

Pada sesi latihan penyusunan Prosedur Kerja, Kabag Anggaran dan Administrasi Keuangan Mahasiswa, Bp. Noto Narwanto, S.T. mempresentasikan draf alur kerja pencairan anggaran, yang selanjutnya bersama forum diubah ke Prosedur Kerja mengikuti format yang ditetapkan LJM. Forum juga mengidentifikasi macam-macam Prosedur Kerja yang akan disusun beserta PIC-nya, yang ditargetkan selesai paling lambat pertengahan Desember 2017.