Salah satu indikator tata-kelola yang baik dalam suatu institusi kerja dapat dilihat dari pengelolaan arsipnya. Biro Keuangan Universitas Muhammadiyah Surakarta (UMS) telah menginisiasi sistem pengarsipan digital untuk LPJ keuangan. Saat ini sistem pengarsipan tersebut dikembangkan lebih lanjut mencakup pengarsipan dokumen non-LPJ keuangan. Dalam rangka menyiapkan sistem pengarsipan yang komprehensif dan handal, sekaligus untuk meningkatkan kemampuan staf dalam pengelolaan arsip, Biro Keuangan mengadakan pelatihan pengarsipan pada tanggal 14 Desember 2017. Pelatihan menghadirkan narasumber Bp. Astoto Nugroho, S.S.T. Ars., Arsiparis Muda Kantor Balai Besar Penelitian dan Pengembangan Bioteknologi dan Pemuliaan Tanaman Hutan, Sleman, Yogyakarta, bertempat di Lt. 7 Ruang Seminar Gd. Indukl Siti Walidah UMS, dengan peserta para staf Biro Keuangan dan Bendahara Fakultas/Unit.

 

Narasumber Bp. Astoto Nugroho, S.S.T. Ars. menjelaskan materi pengarsipan di hadapan peserta pelatihan.

Sebelum materi utama disampaikan narasumber, Kepala Biro Keuangan Bp. M. Mujiburohman, Ph.D. memberikan sambutan yang secara garis besar menekankan pentingnya sistem pengarsipan yang baik. Pada sesi utama, narasumber) menjelaskan secara detail hal-hal terkait pengarsipan, mulai dari definisi, dasar hukum, tujuan, sampai dengan cara menghitung kebutuhan jumlah boks, rak, dan tenaga arsiparis dalam menata arsip yang tidak teratur.

Diskusi kelompok membuat Daftar Ikhtisar Arsip.

Pada sesi latihan yang dikoordinir Kabag Akuntansi Biro Keuangan (Bp. Taufiq Hidayat, S,.E.), peserta pelatihan dibuat kelompok dan diminta membuat Daftar Ikhtisar Arsip, dengan mengidentifikasi jenis arsip di unit masing-masing, Jadwal Retensi Arsip (masa penyimpanan), dan informasi pendukung lainnya. Hasil latihan kelompok selanjutnya dipresentasikan pada sesi terakhir sebelum penutupan.