Setting tagihan keuangan mahasiswa

Biro Keuangan men-setting tagihan keuangan mahasiswa ke aplikasi sistem keuangan berdasarkan SK Rektor tentang biaya studi atau surat resmi program studi perihal biaya yang belum ter-cover di SK Rektor (misal, Praktikum Rumah Sakit, dll.) yang sudah disetujui Wakil Rektor I. Selanjutnya, mahasiswa bisa mengakses tagihan keuangannya melalui SIMKEU – MHS, dan dengan sistem Host to Host, tagihan keuangan tersebut akan muncul di bank mitra.

Aktivasi pembayaran

Aktivasi pembayaran adalah pengaktifan status akademik mahasiswa pasca pembayaran, sehingga mahasiswa bisa melakukan pengisian KRS di awal semester, atau mencetak Kartu Ujian UAS di akhir semester. Administrasi keuangan mahasiswa (pembayaran Dana Pengembangan, SPP Cicilan I – IV, dll.) pada dasarnya terkait langsung dengan administrasi akademik mahasiswa (KRS, perkuliahan, ujian, dll.). Pembayaran SPP Cicilan I dan III menjadi syarat pengisian KRS semester gasal dan genap, sedangkan pembayaran SPP Cicilan II dan IV menjadi syarat bisa mencetak Kartu Ujian UAS semester gasal dan genap.

Aktivasi beasiswa

Aktivasi beasiswa adalah pengaktifan status akademik bagi mahasiswa penerima beasiswa penuh (full scholarship), sehingga mahasiswa tersebut bisa melakukan pengisian KRS di awal semester, atau mencetak Kartu Ujian UAS di akhir semester.   

Pengalihan kelebihan SKS

Mulai Tahun Akademik 2012/2013 pembayaran SPP berbasis pengambilan SKS. Pembayaran SPP tiap semester dilakukan dalam 2 tahap/cicilan. Dalam kondisi normal, pembayaran SPP cicilan pertama (I untuk semester gasal, atau III untuk semester genap) dipenuhi untuk membayar 10 SKS, sementara SKS sisa dibayar melalui cicilan kedua (II untuk semester gasal, atau IV untuk semester genap). Jika mahasiswa mengambil SKS di bawah 10 SKS, agar tidak terkena pembayaran 10 SKS di cicilan pertama, mahasiswa harus mengisi KRS yang akan diambil di aplikasi STAR. Dalam hal mahasiswa mengambil kurang dari 10 SKS dan tidak melakukan KRS di STAR, tagihan pembayaran cicilan pertama akan melebihi SKS yang diambil. Mahasiswa bisa mengalihkan kelebihan pembayaran ke pembayaran tagihan lainnya, atau jika sudah tidak ada tagihan keuangan (selesai yudisium wisuda), mahasiswa bisa meminta kembali dengan persyaratan: menyerahkan foto kopi kuitansi pembayaran (dengan menunjukkan kuitansi aslinya), Kartu Tanda Mahasiswa, dan KRS yang ditandatangani Pembimbing Akademik. 

Pelayanan dispensasi

Apabila mahasiswa ingin aktif kuliah tetapi belum bisa melakukan pembayaran SPP Cicilan I atau III, mahasiswa bisa mengajukan dispensasi pembayaran, dengan persyaratan: ada persetujuan tertulis secara manual (tulis tangan) oleh orang tua atau wali mahasiswa dan bermaterai, slip gaji orang tua terakhir yang dikeluarkan instansi terkait atau surat keterangan penghasilan orang tua yang diketahui pemerintah desa setempat, surat permohonan dispensasi yang diketahui Pembimbing Akademik dan Ketua Prodi, foto kopi KTM, foto kopi KTP orang tua atau wali mahasiswa, foto kopi Kartu Keluarga, dan Transkrip Akademik terakhir. Detail ketentuan dipensasi bisa dilihat di Menu Referensi. 

Pengunduran diri mahasiswa baru

Mahasiswa baru yang mengundurkan diri sebelum batas waktu tertentu, berhak mendapatkan pengembalian biaya registrasi (Dana Pengembangan (DP) dan SPP Cicilan I) sebesar 85% (ketentuan PMB-UMS 2017) dari biaya registrasi jika biaya registrasi tersebut sudah dibayar penuh. Dengan kata lain, UMS berhak memotong 15% dari biaya registrasi yang seharusnya dibayarkan, berapun biaya registrasi yang sudah dibayarkan (misal DP baru dibayar 75%). Untuk mendapatkan pengembalian pembayaran karena pengunduran diri, mahasiswa baru harus ke Biro Keuangan dengan membawa berkas persyaratan berikut: formulir pengunduran diri dari ODS, kartu identitas, kuitansi bukti pembayaran, dan buku tabungan mahasiswa baru. Pengembalian akan dilakukan melalui transfer ke rekening buku tabungan mahasiswa baru.  

Pencairan anggaran

Biro Keuangan memproses pencairan anggaran setelah ada persetujuan dari Wakil Rektor II. Agar termonitor dan accountable, proses pengajuan anggaran, pencairan anggaran, dan pelaporan penggunaan anggaran difasilitasi dengan aplikasi sistem keuangan LAN, sistem cash management dan Host to Host dengan bank mitra, serta sistem informasi manajemen keuangan (SIMKEU). 

Penerimaan LPJ keuangan

Sebagai salah satu bentuk akuntabilitas publik, semua anggaran cair harus dilaporkan penggunaannya. Laporan pertanggungjawaban (LPJ) keuangan disampaikan oleh unit terkait melalui 2 pintu: secara online melaporkan detail item cost beserta biayanya, serta menyerahkan bukti fisik penunjang ke Biro Keuangan. Dalam 1 tahun anggaran (Juli – Juni tahun berikutnya), penerimaan LPJ keuangan dibatasi sampai dengan tutup buku tahun angaran, yaitu akhir Juni. 

Rekonsiliasi rekening koran

Rekonsiliasi rekening koran dimaksudkan untuk mencocokkan antara catatan transaksi bank dengan catatan keuangan di aplikasi sistem keuangan, baik pemasukan maupun pengeluaran.

Pelaporan kas opname

Pelaporan kas opname merupakan bagian dari pelaporan keuangan bulanan oleh Biro Keuangan terkait kondisi kas universitas kepada Pimpinan Universitas (Rektor dan Wakil Rektor II).

Laporan keuangan

Setelah tutup buku tahun anggaran pada bulan Juni, Bagian Akuntansi Biro Keuangan membuat laporan keuangan lengkap, yang akan disampaikan kepada Pimpinan (Rektor dan Wakil Rektor). Laporan keuangan berisikan catatan harta, hutang, dan modal, yang di dalamnya termasuk catatan pemasukan, pengeluaran, dan laba dalam 1 tahun anggaran. Laporan keuangan ini akan menjadi salah satu acuan ketika pemeriksaan atau audit keuangan dilakukan.    

Asistensi pelaporan pajak penghasilan

Bagian Akuntansi dan Perpajakan Biro Keuangan setiap tahun memfasilitasi pelaporan pajak penghasilan (SPT) dosen dan karyawan Wajib Pajak UMS. Bentuk fasilitasi berupa asistensi pengurusan Electronic Filing Identification Number (EFIN), penyediaan blanko data pengisian SPT, dan pendampingan pengisian SPT online. Blanko data pengisian SPT bisa di-download masing-masing Wajib Pajak di website Biro Keuangan menu EFIN (http://keu.ums.ac.id/efin/) dengan log in menggunakan CAS.